Mã số mã vạch (MSMV) ngày càng đóng vai trò quan trọng trong việc đưa hàng hóa của nhà sản xuất tới người tiêu dùng.
Qúy khách hàng có dự định đăng ký mã số mã vạch trên sản phẩm của doanh nghiệp, nhưng đang băn khoăn không nắm rõ các thủ tục hồ sơ đăng ký mã vạch như thế nào? Chính vì vậy, Qúy khách hàng nên tìm một Công ty tư vấn luật đại diện cho doanh nghiệp của mình để có thể hoàn thiện hồ sơ thủ tục và nộp đăng ký sử dụng mã số mã vạch tại Viện tiêu chuẩn chất lượng Việt Nam. Cùng với kinh nghiệm thực hiện đăng ký dịch vụ mã số mã vạch cho hàng nghìn đơn vị doanh nghiệp và hộ kinh doanh trên cả nước, thông qua đội ngũ chuyên viên luật sư với trình độ chuyên môn cao, nhiều năm kinh nghiệm, Công ty TNHH tư vấn IPNG cam kết thực hiện hoàn tất toàn bộ các thủ tục đăng ký mã số mã vạch một cách đơn giản và nhanh chóng cùng với mức chi phí hợp lý nhất.
1. Mã số mã vạch là gì?
Cụm từ mã vạch xuất hiện rất thông dụng nhưng không phải ai cũng hiểu và nắm đúng bản chất. Mã vạch có thể hiểu là một dạng công nghệ được thiết kế để nhận dạng hoặc thu thập dữ liệu một cách tự động mà không cần thiết mà phải tác động bằng bất cứ phương pháp thủ công nào. Dựa trên cơ sở cài đặt cho sản phẩm mà doanh nghiệp cần quản lý thông qua một dãy những chữ số dưới dạng mã vạch để máy có thể quét qua và đọc được.
Cũng giống như chứng minh thư của con người, mỗi loại hàng hóa sẽ sở hữu một mã vạch khác nhau để có thể phân biệt sản phẩm này với sản phẩm khác, nguồn gốc xuất xứ hàng hóa, nguồn gốc xuất phát từ doanh nghiệp hay thuộc quốc gia nào. Khi sản phẩm được phân loại theo mã vạch sẽ dễ dàng hơn trong việc quản lý, từ đó người tiêu dùng có thể lựa chọn được sản phẩm phù hợp với nhu cầu tiêu dùng, tránh được trường hợp hàng giả hàng nhái, hàng không như mong muốn, kiểm tra được nguồn gốc xuất xứ, bảo vệ sức khỏe cho chính bản thân và gia đình khi sử dụng sản phẩm.
Đặc biệt đối với các Doanh nghiệp khi sử dụng mã vạch sẽ bảo vệ được sản phẩm khỏi những hàng giả hàng nhái trên thị trường cũng như giữ vững được thương hiệu Doanh nghiệp. Bởi lẽ, khi sản phẩm sở hữu mã vạch thì chính sản phẩm đó đã mang tính chuyên biệt, không bị nhầm lẫn với bất cứ sản phẩm nào của Doanh nghiệp khác hay rơi vào trường hợp bị nhái lại sản phẩm, đảm bảo thương hiệu được phát triển bền vững cũng như thu lại những lợi nhuận cho Doanh nghiệp.
Mã số mã vạch được đăng ký thì khi tham gia giao dịch sẽ hạn chế được sự nhầm lẫn, dễ dàng hơn trong việc kiểm tra và quản lý hàng hóa, tiết kiệm thời gian nhanh chóng. Từ đó, tiết kiệm được thời gian cũng như chi phí quản lý cho các đơn vị Doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân.
Tuy nhiên, tại Việt Nam nhiều người tiêu dùng vẫn chưa thực sự hiểu đúng và quan tâm về mã vạch hàng hóa hoặc chưa biết cách kiểm tra mã vạch ra sao, vấn đề đó chính là hạn chế đối với mã vạch. Với những người tiêu dùng sử dụng điện thoại thông minh có thể dễ dàng kiểm tra mã vạch thông qua các phần mềm một cách tiện lợi để biết chính xác hàng hóa, chất lượng và giá cả sản phẩm. Nhưng đối với những người tiêu dùng chưa biết sử dụng phần mềm này chỉ có thể thông qua sự hiểu biết của mình và bằng kiểm tra bằng mắt thường về mã vạch sẽ trở nên khó khăn hơn.
2. Cấu tạo mã số mã vạch
Mã số mã vạch cấu tạo hình dung không quá phức tạp chỉ bao gồm hai phần:
- Mã số của hàng hóa:
- Bao gồm một dãy con số có chức năng dùng để phân định hàng hoá tương tự như chứng minh thư của con người, nó mang tính cá biệt và được dùng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như để lưu kho quản lý, bán sản phẩm tại các điểm bán lẻ, quản lý trong kinh doanh buôn bán, dùng để vận chuyển hàng hoá,…
- Mã số sản phẩm mang tính chất đặc trưng, cá biệt và duy nhất nên sẽ không thể bị nhầm lẫn khi nhận diện bởi mỗi loại sẽ có một mã số riêng. Mã số bao gồm mã số doanh nghiệp, mã số kiểm tra và mã số quốc gia.
- Bên cạnh đó, còn có phần mã số phân định doanh nghiệp. Mỗi một doanh nghiệp khi yêu cầu được cấp mã số sẽ sở hữu mã số doanh nghiệp và mã số quốc gia gắn liền theo để nhận diện được đó là doanh nghiệp nào thuộc quốc gia nào. Mã số doanh nghiệp sẽ dài hơn mã số quốc gia, nó bao gồm bốn, năm hoặc sáu con số phụ thuộc vài doanh nghiệp đó có mã số thế nào và sẽ được thống kê đầy đủ để đảm bảo kiểm tra được nguồn gốc hàng hoá và doanh nghiệp mã vạch đó.
- Ngoài ra, “mã số vật phẩm” là tên gọi dành riêng cho riêng vật phẩm đó. Nó bao gồm mã số phân định hàng hoá và mã số doanh nghiệp. Hay được gọi là mã mặt hàng, nó sẽ sở hữu độ dài con số từ ba, bốn hoặc năm phụ thuộc vào mã doanh nghiệp.
- Mã vạch:
- Được định nghĩa là các vạch song song với nhau tạo nên những khoảng trống bằng nhau xen kẽ, thể hiện được những mã số để máy quét mã vạch có thể quét và nhận dạng được những mã số
Cấu tạo của mã số mã vạch được tổ chức EAN và tổ chức các nước thành viên quản lý chặt chẽ và phải được cấp theo đúng trình tự thủ tục hồ sơ theo quy định pháp luật.
Biểu tượng của của mã số mã vạch được thống nhất in dán bên trong máy thông qua máy quét sẽ kiểm tra được chứ không phải in dán phía ngoài. Tuy nhiên, một số loại hàng hóa có thể không tuân theo theo quy tắc như vậy nhưng vẫn phải đảm bảo được tính tiện ích của mã vạch và mục đích mã vạch mang lại.
3. Phân loại mã số mã vạch
3.1. Mã số EAN-13
Bao gồm 13 chữ số đọc từ trái sang phải. Cụ thể quy định:
- 3 con số đầu là mã quốc gia sản xuất hàng hoá đó (Việt Nam là 893)
- Từ 4 đến 6 con số tiếp theo là mã của Doanh nghiệp (do tổ chức GS1 Việt Nam cấp)
- Từ 3 đến 5 con số tiếp theo là mã phân loại mặt hàng do chính các Doanh nghiệp sản xuất tự đặt cho sản phẩm của họ. Đặc biệt, chỉ được phép cấp cho mỗi sản phẩm một mã số duy nhất và không được phép nhầm lẫn với bất kỳ mặt hàng nào khác.
- Con số cuối cùng là mã số kiểm tra mang tính đúng sai của các loại mã mặt hàng, mã số Doanh nghiệp và mã quốc gia.
3.2. Mã số EAN-8
Bao gồm 8 chữ số do đã lược bỏ đi mã số doanh nghiệp. Loại mã số này chuyên được dùng trên các mặt hàng sản phẩm, hàng hóa có kích thước nhỏ không đủ chỗ để ghi mã EAN-13. Cụ thể quy định:
- 3 con số đầu thể là mã số của quốc gia sản xuất hàng hoá đó.
- 4 con số tiếp theo là mã mặt hàng.
- Số cuối thể hiện mã số kiểm tra.
4. Thủ tục đăng ký mã số mã vạch
4.1. Theo Điều 6, QĐ 15/2006/QĐ-BKHCN quy định về trình tự hồ sơ cấp mã số mã vạch như sau:
- Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng mã số mã vạch.
- Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ đăng ký sử dụng mã số mã vạch.
- Thẩm định hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch.
- Hướng dẫn sử dụng và nhận Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch.
Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch bao gồm:
a) Bản đăng ký sử dụng mã số mã vạch theo mẫu tại Phụ lục I của Quy định này.
b) Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (đối với các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh, thương mại) hoặc bản sao Quyết định thành lập đối với các tổ chức khác.
c) Bảng đăng ký các danh mục sản phẩm sử dụng mã GTIN theo mẫu tại Phụ lục II của Quy định này.
d) Phiếu đăng ký thông tin cơ sở dữ liệu của GS1 Việt Nam (Mạng GEPIR) theo mẫu tại Phụ lục III của Quy định này.
4.2. Theo điều 8, QĐ 15/2006/QĐ-BKHCN quy định nơi tiếp nhận hồ sơ đăng ký mã số mã vạch
- Tổ chức tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm hướng dẫn, tiếp nhận và xử lý hồ sơ của các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân đăng ký mã số mã vạch.
- Trong thời gian kể từ ngày nhận đủ hồ sơ không quá 5 ngày làm việc, tổ chức tiếp nhận hồ sơ phải chuyển hồ sơ lên Tổng cục Đo lường chất lượng.
Như vậy Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân có nhu cầu đăng ký mã số mã vạch có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng:
- Tại Hà Nội: Trung tâm Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam địa chỉ Số 8 Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội.
- Tại Thành phố Hồ Chí Minh: Trung Tâm Kỹ Thuật Tiêu Chuẩn Đo Lường Chất Lượng 3 địa chỉ 49 Pasteur, Phường Nguyễn Thái Bình, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh.
4.3. Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch
Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ để đăng ký mã số mã vạch bao gồm những giấy tờ như sau:
- 02 Bản đăng ký sử dụng mã số mã vạch (theo mẫu quy định).
- 02 Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đối với doanh nghiệp (bản sao). Đối với các tổ chức khác cần nộp chứng thực Quyết định thành lập (01 bản sao).
- 02 Bản đăng ký danh mục các sản phẩm sử dụng Mã toàn cầu phân định thương phẩm (GTIN).
4.4. Phí duy trì mã số mã vạch
| TT | Phân loại | Phí duy trì hàng năm |
| 1 | Sử dụng mã doanh nghiệp | |
| 2 | Sử dụng mã doanh nghiệp 7, 8 chữ số | 1.000.000 |
| 3 | Sử dụng mã doanh nghiệp 9, 10 chữ số | 500.000 |
| 4 | Sử dụng mã GLN (một mã số) | 200.000 |
| 5 | Sử dụng mã EAN -8 (một mã số) | 200.000 |
| 6 | Đăng ký sử dụng mã nước ngoài |
* Lưu ý: Phí duy trì hàng năm tính tới 31/12 mỗi năm, quý doanh nghiệp có thể nộp tối đa 3 năm.
